Coach & Care’n vindt het belangrijk dat persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en vertrouwelijk worden behandeld.
Deze privacyverklaring geldt voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening die Coach & Care’n aanbiedt onder de productnaam Beweeggrond.
In deze privacyverklaring leggen wij uit:
welke persoonsgegevens wij verwerken;
waarom wij deze gegevens verwerken;
op welke grondslag wij dat doen;
met wie wij gegevens eventueel delen;
hoe wij gegevens beveiligen;
hoe lang wij gegevens bewaren;
welke rechten betrokkenen hebben.
Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van de website, potentiële klanten, Opdrachtgevers, Cliënten, Deelnemers en andere personen die contact hebben met Coach & Care’n.
De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
Bedrijfsnaam: Coach & Care’n
Zakelijk coachproduct: Beweeggrond
KvK-nummer: 72114525, onder voorbehoud van controle
Btw-nummer: NL002042593B79
Telefoonnummer: 06 41133721
E-mailadres: caren@beweeggrond.nl
Website: www.beweeggrond.nl
In deze privacyverklaring worden Coach & Care’n en de dienstverlening onder de naam Beweeggrond gezamenlijk aangeduid als “Coach & Care’n”, “wij” of “ons”.
Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via caren@beweeggrond.nl.
Afhankelijk van de aard van het contact en de dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.
3.1. Contactgegevens
naam;
adres;
e-mailadres;
telefoonnummer;
functie of organisatie;
factuurgegevens.
3.2. Gegevens over de dienstverlening
informatie over de aangevraagde of afgenomen dienst;
afspraken en planning;
correspondentie;
offerte- en factuurgegevens;
evaluaties;
praktische voorkeuren;
informatie die nodig is voor de uitvoering van een traject.
3.3. Informatie die de Cliënt zelf deelt
Tijdens een coachtraject kan een Cliënt uit eigen beweging informatie delen over bijvoorbeeld:
persoonlijke doelen;
werk- en privésituatie;
energie, balans of veerkracht;
ervaren belemmeringen;
persoonlijke ervaringen;
fysieke of mentale belastbaarheid.
Wij vragen Cliënten om uitsluitend informatie te delen die nodig of passend is voor het doel van de coaching.
4.1. In het kader van preventieve coaching kan een Cliënt vrijwillig informatie delen die mogelijk betrekking heeft op gezondheid, fysieke belastbaarheid, mentale gesteldheid of persoonlijke omstandigheden.
4.2. Coach & Care’n verwerkt dergelijke informatie alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
4.3. Coach & Care’n vraagt niet om medische informatie die niet noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening.
4.4. Coach & Care’n stelt geen medische diagnoses en verricht geen medische behandeling.
4.5. Wanneer een situatie vraagt om medische, psychologische of andere gespecialiseerde hulp, kan Coach & Care’n adviseren om contact op te nemen met bijvoorbeeld een huisarts, bedrijfsarts, psycholoog, arbodienst of andere passende professional.
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
het opstellen en uitvoeren van offertes en overeenkomsten;
het plannen en uitvoeren van sessies en trajecten;
het onderhouden van contact met Opdrachtgevers en Cliënten;
het verzorgen van facturatie en administratie;
het evalueren en verbeteren van onze dienstverlening;
het afhandelen van klachten;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
het beveiligen van onze website, systemen en dienstverlening;
het verzenden van nieuwsbrieven, indien daarvoor toestemming is gegeven of wanneer dit wettelijk is toegestaan.
Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een ander gebruik wettelijk is toegestaan en verenigbaar is met het oorspronkelijke doel.
Coach & Care’n verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:
uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld voor het plannen en uitvoeren van een traject;
wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor de financiële administratie;
gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor zakelijke communicatie, administratie, beveiliging en verbetering van de dienstverlening;
toestemming, bijvoorbeeld voor het ontvangen van een nieuwsbrief of het verwerken van bepaalde bijzondere persoonsgegevens wanneer toestemming vereist is.
Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kan die toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór het intrekken daarvan.
7.1. Coach & Care’n hecht grote waarde aan de vertrouwelijkheid van de coachrelatie.
7.2. Wanneer een werkgever of organisatie een Beweeggrond-traject betaalt, ontvangt deze niet automatisch de persoonlijke inhoud van de gesprekken.
7.3. De Cliënt bepaalt in beginsel zelf welke persoonlijke informatie met de Opdrachtgever wordt gedeeld.
7.4. Eventuele terugkoppeling aan een werkgever of organisatie wordt vooraf afgestemd en blijft bij voorkeur beperkt tot hoofdlijnen, zoals:
deelname;
procesmatige voortgang;
algemene aandachtspunten;
organisatorische randvoorwaarden;
aanbevelingen voor het vervolg.
7.5. Persoonlijke coachnotities, gespreksverslagen, persoonlijke uitspraken en andere vertrouwelijke informatie worden niet met de werkgever gedeeld zonder uitdrukkelijke toestemming van de Cliënt, tenzij een wettelijke verplichting bestaat.
7.6. Vertrouwelijkheid kent wettelijke grenzen. In uitzonderlijke situaties kan Coach & Care’n verplicht zijn informatie te delen, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke meld- of informatieplicht geldt of wanneer dit noodzakelijk is om ernstig en onmiddellijk gevaar te voorkomen.
8.1. Coach & Care’n deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, wanneer daarvoor toestemming is gegeven of wanneer een wettelijke verplichting bestaat.
8.2. Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met:
administratieve of boekhoudkundige dienstverleners;
IT- en hostingdienstverleners;
agenda-, communicatie- of facturatiesystemen;
externe begeleiders of samenwerkingspartners die bij de uitvoering betrokken zijn;
overheidsinstanties of andere partijen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
8.3. Met partijen die persoonsgegevens namens Coach & Care’n verwerken, worden waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten of andere passende afspraken gemaakt.
8.4. Coach & Care’n verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.
8.5. Persoonsgegevens worden niet voor marketingdoeleinden aan derden verstrekt zonder daarvoor vereiste toestemming.
9.1. Bij zakelijke trajecten is de werkgever of organisatie doorgaans de Opdrachtgeveren is Coach & Care’n de dienstverlener.
9.2. De Opdrachtgever ontvangt alleen die informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering, administratie en evaluatie van de opdracht en die vooraf is afgesproken.
9.3. De Opdrachtgever heeft geen automatisch recht op persoonlijke coachinhoud, medische informatie of individuele gespreksverslagen.
9.4. Indien de Opdrachtgever persoonsgegevens van medewerkers aanlevert, is de Opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor het rechtmatig verstrekken van die gegevens aan Coach & Care’n.
9.5. Wanneer Coach & Care’n persoonsgegevens uitsluitend namens de Opdrachtgever verwerkt, zullen partijen beoordelen of en welke aanvullende verwerkersafspraken nodig zijn.
9.6. De precieze privacyrollen en verantwoordelijkheden worden, indien nodig, vastgelegd in de overeenkomst of een afzonderlijke privacy- of verwerkersovereenkomst.
10.1. Coach & Care’n neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking, wijziging of openbaarmaking.
10.2. Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:
beveiligde accounts;
wachtwoordbeveiliging;
toegangsbeperking;
beveiligde verbindingen;
zorgvuldig beheer van documenten;
beperkte toegang tot persoonsgegevens;
afspraken met externe dienstverleners;
periodieke controle van beveiligingsmaatregelen.
10.3. Geen enkel systeem kan volledige veiligheid garanderen. Indien zich ondanks onze maatregelen een datalek voordoet, handelen wij overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
11.1. Persoonsgegevens kunnen worden opgeslagen in digitale administraties, e-mailomgevingen, agenda’s, facturatiesystemen, cloudopslag en andere systemen die Coach & Care’n gebruikt voor de uitvoering van de dienstverlening.
11.2. Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of opgeslagen, zorgt Coach & Care’n voor een passende wettelijke grondslag en passende waarborgen, voor zover vereist door de AVG.
12.1. Coach & Care’n bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn voorschrijft.
12.2. Als uitgangspunt hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
12.3. Persoonlijke coachnotities worden uitsluitend bewaard wanneer dat noodzakelijk is voor de dienstverlening, de professionele administratie of een wettelijke verplichting. De bewaartermijn en wijze van opslag worden zo beperkt mogelijk gehouden.
12.4. Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd, geanonimiseerd of zodanig opgeslagen dat deze niet langer direct tot een persoon herleidbaar zijn, tenzij een wettelijke verplichting verdere bewaring vereist.
13.1. De website van Beweeggrond kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.
13.2. Cookies kunnen worden gebruikt voor:
het technisch functioneren van de website;
het onthouden van voorkeuren;
het meten van websitegebruik;
beveiliging;
eventueel marketing of analyse, indien daarvoor toestemming vereist is verkregen.
Op grond van de AVG heeft een betrokkene, voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, het recht om:
inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij verwerken;
onjuiste gegevens te laten corrigeren;
gegevens te laten verwijderen;
verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
gegevensoverdracht te vragen;
eerder gegeven toestemming in te trekken.
Een verzoek kan worden ingediend via: caren@beweeggrond.nl
Om zeker te weten dat een verzoek door de juiste persoon wordt gedaan, kunnen wij vragen om aanvullende informatie ter verificatie van de identiteit. Wij vragen daarbij niet om meer gegevens dan noodzakelijk.
Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek. Indien een verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.
15.1. Bij vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan eerst contact worden opgenomen met Coach & Care’n via: caren@beweeggrond.nl
15.2. Indien een betrokkene niet tevreden is over de afhandeling, kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
16.1. Coach & Care’n kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer de dienstverlening, wetgeving, gebruikte systemen of verwerkingsactiviteiten veranderen.
16.2. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website waarop Beweeggrond wordt aangeboden.
16.3. Bovenaan deze privacyverklaring staat vermeld wanneer deze voor het laatst is gewijzigd.
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
Coach & Care’n
Zakelijk coachproduct: Beweeggrond
E-mailadres: caren@beweeggrond.nl
Telefoonnummer: 06 41133721
Website: www.beweeggrond.nl